Bilgi yönetişimi

Bilgi yönetişimi, “yeni veri normalinin” bir parçasıdır

Uzun zaman önce, insanların yerel mağazaya yüz maskeleri olmadan gittikleri ve el temizliği, sosyal yakınlık ve olası viral enfeksiyon riski hakkında düşünmeyi bırakmadıkları bir zaman vardı. Aynı şekilde, uzun zaman önce, her sektördeki kuruluşların yönetişim, uyum ve diğer ulusal ve uluslararası yasama organları hakkında düşünmeyi bırakmadan bilgileri harmanladığı, ilettiği, işlediği ve depoladığı bir dönem vardı.

Hepimizin bildiği gibi, o zamanlar geçti.

Yönetişime uyandırma çağrısı
Covid-19 (Koronavirüs) ve ondan önceki daha küçük bulaşmaların nihayet bize öğrettiği gibi, şimdi işler farklı. Bilgi yönetişimi ve veri yönetimi, salgınla ilgili deneyimimizle aynı düzeyde uyandırma çağrısı yapmamış olsa da, burada ‘daha çok önemsememiz gereken şeyler’ ve bunun ne anlama geldiği açısından bazı paralellikler var. işletmelerin bugün çalışma şekli.

ABD hükümeti, Sarbanes-Oxley, NIST, HIPPA ve diğer yasama organları, düzenlemeleri ve biçimleri genelinde Kontrollü Tasnif Edilmemiş Bilgileri (CUI) standartlaştıran GDPR, CCPA, ABD Ulusal Arşivleri ile artık bizi bilgi yönetişimi ve veri yönetimi yaklaşımımızı modernize etmeye zorluyor, hangi kilit konular hakkında düşünmeliyiz?

Tablestakes bilgi yönetişimi
Bilgi yönetişiminin temel işlevlerinin gerçekleşmesi için tablo olarak tanımlayabileceğimiz temel teknolojiler, süreçler ve araçlar vardır. Bu köşe taşlarının ötesine geçmek mümkündür (ve buna aşağıda değineceğiz), ancak temel oyun kitabındaki hareketlerle başlayalım.

Bilgi yönetişimi, milenyumun başından beri ve özellikle son on yılda yükselişte. Bu nedenle, terimin kendisi 2014 yılında Elektronik Keşif Referans Modeli’ne (EDRM) eklendi.

Kurumsal organizasyonlar, bir organizasyon içindeki veri setlerinin doğru bir şekilde izlenebilmesi için etkili e-keşif gerçekleştirmek için bilgi yönetimini benimseme ihtiyacının farkına varmıştır. Bu, işletmenin doğru verileri, doğru kişilere, doğru departmanda, doğru süreçte, doğru zamanda, doğru şekilde alabileceği anlamına gelir.

Teknoloji endüstrisi, bilgi yönetimine Yapay Zeka (AI) ve Makine Öğreniminin (ML) çok sayıda katmanını uygulamak için çok çalışıyor, böylece merkezi işlevi mümkün olduğunca özerk bir şekilde gerçekleştirilebiliyor. ‘Veri değerini’ değerlendirmek, bilgi yönetişiminin doğal bir parçası olmalıdır. Aynı şekilde, bilgi yönetişimi olmadan, bir işletme doğru varlık yönetimi seviyelerini gerçekleştiremez ve bu da buluta geçişi temelde daha zor hale getirir.

İyi yürütülen bilgi yönetimi, veri silolarını ve karanlık verileri ortadan kaldırmaya yardımcı olur, böylece işletme daha güvenli temeller üzerinde çalışır. Bunlar, bilgi yönetişiminin bazı tablo parametreleridir ve bu unsurları detaylandıran kaynaklar, Elektronik Keşif Referans Modeli (EDRM) ve Bilgi Yönetişimi Referans Modeli (IGRM) gibi kaynaklarda bulunabilir.

Alfresco yolu
Bilgi yönetişimindeki tablodan yukarı doğru, yüksek rol oynayanların bulunduğu yerdir – ve Alfresco’nun faaliyet gösterdiği yer burasıdır. E-keşif ve varlık yönetimi alanlarını masaya koyduğumuzda veri güvenliğine duyulan ihtiyacı ima ettik, ancak kesin bilgi yönetişimi için ayrıntılı güvenlik kontrolleri birkaç kat daha yüksektir.

Çalışan bir örnek kullanmak gerekirse: Kayıt yönetimini düşünürsek, burada uygulanması gereken güçlü bir güvenlik unsuru vardır. Örneğin, yönetim kurulu toplantı notları gibi bir veri varlığını düşünün. Bu tür bilgiler dış dünyaya yayılırsa, etkileri potansiyel olarak yıkıcı, felaket ve hatta belki de tehlikeli olabilir.

Alfresco bunu fark eder ve gerektiğinde hassas bilgileri yeniden düzenleme seçeneğinin yanı sıra bu süreci yönetmek için platformumuza araçlar yerleştirmiştir. Ayrıca, bilgilerin kuruluş dışına yayılmasını önlemek için İngiltere merkezli kurumsal güvenlik firması GeoLang ile güçlü bir stratejik ortaklığımız var.

BT becerileri altyapıdan yapılandırmaya kayıyor
Ayrıca birçok teknoloji becerisinin altyapıdan yapılandırmaya geçtiğini de not etmeliyiz. Ağa bakın, artık temel düzey ağ mühendisliği yerine yazılım tanımlı kontroller meselesi. Düşük kodlu kodsuz programlamaya bakın, artık önceden yapılandırılmış işlevsellik, mantık ve verilerin soyutlanmış öğelerini bir araya getirme meselesi. Buluta bakın, artık onları gerçekten “oluşturmuyoruz”, artık mesele düzenleme, yapılandırma ve hayal gücü.

Bu eğilim göz önünde bulundurulduğunda, konfigürasyon karışımına kesin bilgi yönetişimi uygulama ihtiyacı büyük önem taşımaktadır. Alfresco, otomasyon kontrolleri uygulama ve herhangi bir veri parçasının nerede bulunması gerektiğini belirleyen kuralları tanımlama yeteneği sağlar.

Örneğin bir İK kaydı oluşturulursa, politikalar bu kaydın nerede saklanacağını ve buna nasıl (ve kim tarafından) erişilebileceğini tanımlayabilir. Bu, herhangi bir zamanda kimin bir kaydı gördüğünü ve ona eriştiğini gösterebildiğimiz için denetim sürecine de yardımcı olur.

Bilgi yönetişiminin bu yönlerinin tümü, herhangi bir iş akışı içinde herhangi bir zamanda herhangi bir bilgi parçasıyla ne yapmaları gerektiğini bilmesi gereken bilgi çalışanlarına özen göstermeye adanmıştır. Alfresco, verilerin yanlış dosyalanması riskini en aza indirir, böylece son kullanıcılar, kuruluşlarının veri mülklerindeki bilgi yönetimi endişesi konusunda endişelenmeden günlük işlerini sürdürebilirler.

Alfresco, veri yaşam döngüsünü kapsar
Yine, herhangi bir tablodan yukarı doğru hareket etmek bilgi yönetimine yaklaşım gerektirir; Alfresco’nun platformu, PII’yi (Kişisel Tanımlanabilir Bilgiler) tanımlayabilen ve bu veri öğelerini işaretleyebilen AI / ML sağlar. Alfresco ile ilgili gerçekten harika olan şey, veri modelimizin zenginliği ve verinin kendisi başka bir yerde yaşıyorsa, Alfresco’ya bir bağlantı yoluyla yönetişimi harici olarak uygulama yeteneğidir … ve bu kontrol, erişim gerektiren uygulamanın yaşam döngüsü boyunca uygulanabilir. bu verilere.

Burada daha derine inen Alfresco, kayıtları son kullanıcıların erişemeyeceği ayrı bir depoya taşımaz. Bir kayıt değerliyse, erişilebilir olmalıdır. Kullanıcıların gerekirse bunun bir kopyasını alabilmesi ve başka bir iş akışında kullanabilmesi veya güvenli ve güvenli bir şekilde çalışabilmesi gerekir. Bu sadece bilgi yönetişimi değildir; bu, kullanıcı dostu bilgi yönetimidir.

Bir de uzun vadeli koruma sorunu var. Yasal uyumluluk veya fikri mülkiyet gerekliliklerinin kayıtların yıllarca, hatta on yıllarca saklanmasını gerektirdiği durumlarda, bunların her zaman erişilebilir olmasını sağlama ihtiyacı devam etmektedir. Açık kaynaklı uygulamaların ve açık standartların kullanımı, kullanıcılara tam kontrolü ellerinde tutma ve tescilli yazılımın bakım belirsizliklerine (veya eskimesine) maruz kalmama yeteneği sunar.

Büyük paket servisi mi?
Burada tam çember gelirsek, bu tür bilgi yönetişimiyle ilgili uygulamalar için tanımlanmış bir eğilim görebiliriz. Tüm bu değişim, hepimizin bireyler olarak deneyimlediğimiz mahremiyet ve güvenliğin tüketici haline getirilmesi ile ileri götürüldü.

Buluta geçiş, mobil her yerde bulunmaya geçiş ve elektronik hasta kayıtları gibi somut gelişmelerin tümü, bizi artık bilgi yönetişimine yaklaşımımızla çok daha fazla ilgilenmeye itti. Bu, bulutta yaygın olarak görülen bir eğilim olmasına rağmen, buradaki endişeler, tüm şirket içi dağıtımlar için aynı şekilde geçerlidir. Düzenlemeye tabi olmayan şirketler bile aynı bilgi güvenliği ve gizlilik endişelerine sahip olacaktır, bu nedenle bu araçlar her türlü kurumsal BT operasyonunun temelini oluşturmalıdır.

İçerik, süreç ve yazılım uygulaması geliştirmenin bir araya gelmesi, bilgi yönetişiminin, kurumların BT yığınlarını üzerine inşa ettikleri temel operasyonel yapıya doğal olarak dahil edilmesi gerektiği anlamına gelir.

Bir işletme, bulutta yerel platform düzeyinde bir araç seti olarak mevcut olan bu temel işlev olmadan ilerlemeye çalışırsa, o zaman herhangi bir bilgi yönetişimi şansından, bilgi anarşisi olarak adlandırabileceğimiz şeye doğru ilerleyecektir – ve bu, kimsenin olmak istemediği bir yer .